Van bedrijfskritische Access-applicatie naar toekomstbestendige software
Microsoft Access modernisering
Moderniseren begint niet met opnieuw bouwen, maar met begrijpen wat u al heeft.
Veel organisaties werken dagelijks met Microsoft Access-applicaties die jarenlang uitstekend hebben gefunctioneerd. Ze ondersteunen planning, administratie, kwaliteit, orderverwerking, rapportage of andere belangrijke bedrijfsprocessen.
Maar wanneer onderhoud moeilijker wordt, kennis verdwijnt of eisen rond beveiliging, samenwerking en cloudgebruik veranderen, kan een betrouwbare applicatie langzaam een bedrijfsrisico worden.
Herkenbaar?
Het probleem met verouderde software is vaak niet dat zij vandaag niet meer werkt. Het probleem is dat de organisatie er steeds afhankelijker van wordt terwijl onderhoud, kennis en technische mogelijkheden afnemen.
De oorspronkelijke ontwikkelaar is niet meer beschikbaar of slechts enkele medewerkers weten nog hoe de applicatie werkelijk werkt.
De applicatie draait lokaal, wordt trager of instabieler en sluit steeds minder goed aan op de moderne IT-omgeving.
Meerdere gebruikers, thuiswerken, cloudgebruik of toegang via verschillende locaties leveren problemen op.
De software is belangrijk voor het bedrijfsproces, maar onderhoud en toekomstige ondersteuning worden steeds moeilijker.
Onze visie
In een Access-applicatie die tien of twintig jaar wordt gebruikt, zit vaak enorm veel bedrijfskennis. Tabellen, queries, formulieren, rapportages en VBA-code bevatten regels en uitzonderingen die in de loop van jaren zijn ontstaan.
Die kennis zomaar weggooien en opnieuw beginnen kan duur zijn en brengt nieuwe risico’s met zich mee.
Daarom beginnen we niet automatisch met vervangen. Eerst willen we begrijpen wat de applicatie doet, welke onderdelen belangrijk zijn, waar afhankelijkheden zitten en welke risico’s werkelijk bestaan.
Pas daarna kan een verstandige keuze worden gemaakt: behouden, stabiliseren, gedeeltelijk moderniseren of gecontroleerd vervangen.
Waar begint u?
Niet iedere organisatie heeft hetzelfde vraagstuk. Daarom bieden we twee manieren om eerst inzicht te krijgen voordat u besluit over modernisering.
Heeft u één Access-applicatie waarvan u wilt weten hoe deze technisch is opgebouwd en waar mogelijke risico’s zitten?
De Access Analyzer brengt onder andere tabellen, queries, formulieren, rapportages, VBA-code en onderlinge afhankelijkheden systematisch in kaart.
Zo ontstaat een objectief beeld van de applicatie en een betere basis voor onderhoud of modernisering.
Gebruikt uw organisatie meerdere Access-applicaties en ontbreekt het overzicht over gebruik, eigenaarschap, risico en afhankelijkheden?
Met de Access Portfolio Scan brengen we het complete landschap in kaart en helpen we bepalen welke applicaties aandacht verdienen en in welke volgorde.
Daarmee ontstaat een onderbouwde roadmap in plaats van een verzameling losse migratieprojecten.
Is al duidelijk wat de bestaande applicatie doet en waarom modernisering nodig is? Dan kunnen we ook direct een moderniseringstraject onderzoeken.
We bepalen samen welke functionaliteit behouden moet blijven en hoe de overgang gefaseerd en beheersbaar kan worden uitgevoerd.
Daarbij kan een moderne webapplicatie met Python en Django een logische vervolgstap zijn.
Modernisering
Wanneer vervanging de beste keuze blijkt, kunnen we de bestaande functionaliteit gecontroleerd overbrengen naar een moderne webapplicatie.
Gebruikers werken via de browser en zijn niet langer afhankelijk van een lokale Access-installatie.
Een centrale database en webapplicatie bieden een betere basis voor gelijktijdig gebruik door meerdere medewerkers.
Gebruikers, rollen en toegangsrechten kunnen centraal en gecontroleerd worden ingericht.
API’s en koppelingen maken gegevensuitwisseling met andere systemen eenvoudiger en beter beheersbaar.
Technologie
Voor nieuwe webapplicaties werken we onder andere met Python en Django. Daarmee kunnen bedrijfsprocessen worden ondergebracht in een centrale, onderhoudbare en uitbreidbare webapplicatie.
Voor gegevensopslag gebruiken we afhankelijk van de situatie bijvoorbeeld PostgreSQL of SQL Server. Bestaande databases en externe systemen kunnen waar nodig worden gekoppeld.
De techniek is daarbij nooit het uitgangspunt. De keuze voor architectuur, database en hosting moet passen bij de organisatie, de gebruikers en het bedrijfsproces.
Welke vorm past?
Niet iedere modernisering hoeft op dezelfde manier te worden uitgevoerd. De aard van het bedrijfsproces bepaalt welke aanpak het beste past.
Bij unieke bedrijfsprocessen ontwikkelen we een oplossing specifiek voor uw organisatie.
De bestaande werkwijze en bedrijfsregels vormen het uitgangspunt, maar worden waar mogelijk vereenvoudigd en verbeterd.
Modernisering kan gefaseerd plaatsvinden zodat risico’s en investeringen beheersbaar blijven.
Bij meer generieke bedrijfsprocessen kan een bestaande SaaS-oplossing een aantrekkelijk alternatief zijn voor volledig maatwerk.
Dat kan de initiële investering beperken en maakt centraal beheer, updates en verdere ontwikkeling eenvoudiger.
HAVE-IT ontwikkelt zelf verschillende SaaS-oplossingen voor praktische bedrijfsprocessen.
Een volledige vervanging in één keer is lang niet altijd noodzakelijk of wenselijk.
We kunnen functionaliteit stapsgewijs overbrengen, koppelingen behouden en onderdelen pas vervangen wanneer daar een duidelijke reden voor is.
Zo blijft de dagelijkse bedrijfsvoering zoveel mogelijk doorgaan tijdens de modernisering.
Praktijk
In principe kan vrijwel iedere goed begrepen bedrijfsapplicatie worden onderzocht. We zien Access onder andere terug in de volgende processen.
Planning, urenregistratie, personeelsgegevens en interne registraties.
Orderbeheer, magazijnprocessen, picklijsten en administratieve verwerking.
Kwaliteitsregistratie, controles, inspecties, onderhoud en rapportages.
Documentbeheer, dossiers, rapportages en specifieke administratieve processen.
Pragmatisch moderniseren
Veel organisaties hebben geen behoefte aan een groot en risicovol vervangingsproject. Vaak functioneert het bedrijfsproces prima en is vooral de technische basis aan vernieuwing toe.
HAVE-IT combineert ervaring met databases, bedrijfsprocessen, Microsoft Access en bestaande bedrijfskritische applicaties met moderne softwareontwikkeling in Python en Django.
Daardoor kunnen we zowel naar de bestaande situatie als naar de toekomstige oplossing kijken.
Misschien is modernisering nodig. Misschien kan de bestaande applicatie nog jaren mee met enkele gerichte verbeteringen. Of misschien ontbreekt eerst het overzicht over tientallen Access-toepassingen binnen uw organisatie.
We helpen u graag om eerst de juiste vraag te beantwoorden voordat u investeert in een oplossing.